Vous débutez avec Eazy après avoir travaillé au préalable avec une autre solution comptable. Ce guide vous fournira des conseils et astuces pour vous assister lors de l’importation de vos écritures comptables dans Eazy, opération particulièrement utile si vous effectuez ce changement en cours d’année fiscale.
STRUCTURE DU PLAN COMPTABLE
Afin de permettre l’importation des écritures comptables, la structure du plan comptable de votre solution antérieure doit correspondre à celle de Eazy. Pour ce, vous pouvez modifier votre plan comptable antérieur.
Il vous faudra peut-être :
- Créer des comptes supplémentaires
- Créer des familles de comptes supplémentaires
- Modifier certains numéros de compte
- Retirer des comptes superflus
Vous pourrez continuer une fois que la structure de votre plan comptable correspond à celle du plan comptable Eazy. Si vous rencontrez des difficultés merci de faire appel à l’un de nos experts.
ÉTAPE 1 : RÉCUPÉRATION DES ÉCRITURES COMPTABLES DE VOTRE SOLUTION ANTÉRIEURE
Chaque solution comptable dispose d’une méthode propre de récupération des écritures comptables. Consultez le guide utilisateur de votre solution antérieure afin de récupérer vos données sous forme de tableau, par exemple au format CSV (valeurs séparées par des virgules).
Astuces :
NE PAS EXPORTER LES ÉCRITURES PRÉVISIONNELLES OU EN MODE BROUILLARD
Les transactions importées seront considérées comme réelles. Vous ne devez donc pas importer les écritures prévisionnelles ou en mode brouillard depuis votre solution antérieure. Si vous ne pouvez pas faire autrement, il sera nécessaire de les retirer lors de l’étape 2.
CHAQUE LIGNE DU TABLEAU CORRESPOND À UNE PARTIE DE L’OPÉRATION COMPTABLE
Le format d’exportation de vos écritures doit placer chaque partie sur une ligne différente.
Dans Eazy une écriture comptable sera créée à partir de deux ou plusieurs lignes du tableau. Dans l’exemple ci-dessous les deux premières lignes du tableau correspondent à la première écriture, la troisième et quatrième ligne à la deuxième écriture.
ID transaction | Code journal | Date | Numéro de pièce | Numéro de compte | Libellé écriture |
1 | OD | 12/1/2017 | IMP-001 | 11100 | Première écriture - débit |
1 | OD | 12/1/2017 | IMP-001 | 10100 | Première écriture - crébit |
2 | OD | 12/1/2017 | IMP-002 | 11100 | Seconde écriture - débit |
2 | OD | 12/1/2017 | IMP-003 | 10100 | Seconde écriture - crébit |
INFORMATIONS NÉCESSAIRES À L’EXPORTATION
- Date de l’écriture comptable
- Code journal correspondant à l’écriture comptable
- Une ligne par ligne de crédit/de débit dans chaque écriture
- ID transaction permettant de regrouper les lignes de crédit et de débit
- Montants en devise de base
- Numéro de compte de chaque côté (débit/crédit) de l’écriture
- Libellé de description de l’écriture comptable
ÉTAPE 2: FAIRE CORRESPONDRE LES TITRES DES TABLEAUX AU FORMAT D’IMPORTATION EAZY
A l’aide de Google Spreadsheets, Microsoft Excel ou un autre logiciel de tableur ouvrez le fichier téléchargé depuis votre solution antérieure.
La première ligne doit comporter des en-têtes afin de permettre à Eazy d’identifier le contenu. Chaque en-tête doit correspondre à une des valeurs ci-dessous.
ID transaction |
Identificateur de l’écriture comptable. Celui-ci permet de grouper les lignes de débit et de crédit d’une écriture comptable pendant l’importation. Ce numéro ne sera pas conservé car Eazy génère de nouveaux ID transaction lors de l’importation afin de conserver le numéro de séquence déjà présents dans le système |
Code journal |
Un code court correspondant au journal dans lequel doit être enregistré l’écriture. |
Date |
Date de l’écriture comptable. Elle doit être la même pour chaque ligne de débit ou de crédit que comporte l’écriture comptable. |
Numéro de pièce |
Numéro de référence correspondant à l’objet de la transaction. |
Numéro de Compte |
Un numéro de compte valable issu du plan comptable. Celui-ci ne peut correspondre à une famille de comptes |
Libellé écriture |
Moins de 64 signes |
Montant |
En devise de base. Le format numéraire ne doit pas comporter de symbole monétaire. |
Lettrage (option) |
Une colonne facultative permettant d’indiquer la facture à laquelle correspond un règlement. |
ÉTAPE 3 : EXPORTER LE TABLEAU VERS UN FICHIER CSV
Eazy accepte les fichiers en format CSV (valeurs séparées par des virgules). L’outil d’importation déterminera le délimiteur lors du téléchargement (virgule, point-virgule ou tabulation).
ÉTAPE 4 : IMPORTATION DU FICHIER CSV
- Sélectionnez le format de date qui correspond à votre fichier
- Sélectionnez le fichier dans votre gestionnaire de fichiers
- Cliquez sur le bouton “importer”
RÉSOLUTION DES PROBLÈMES : MESSAGES D’ERREUR
L’outil d’importation des écritures comptables Eazy effectue plusieurs vérifications afin d’assurer le bon déroulement de l’opération. L'import importe transactions par transactions, si une transaction au sein du fichier ne fonctionne pas, elle ne sera pas importée mais les autres oui. Il sera nécessaire dans ce cas de corriger l’erreur en question et de réinitialiser le transfert du fichier. Voici quelques messages d’erreur courants et leurs solutions potentielles.
LE FICHIER SÉLECTIONNÉ DOIT ÊTRE EN FORMAT CSV
Le nom du fichier ne se termine pas par .csv. L’outil d’importation ne le prend pas en compte.
- Solution : vérifiez que le fichier que vous souhaitez importer soit bien en format .csv. S’il s’agit bien d’un fichier CSV mais sans l’extension .csv, ajoutez-la.
EN-TÊTE ERRONÉ OU PAS D’EN-TÊTE
Les en-têtes cités dans le message d’erreur n’ont pas été retrouvés dans le fichier importé.
- Solution : vérifiez que votre fichier soit bien paramétré.
JOURNAL COMPTABLE NON TROUVÉ
Les données renseignées à la ligne xxx pour la colonne “Code Journal” n’existent pas dans Eazy.
- Solution : vérifiez les journaux correspondant au compte Eazy et les cas échéant créez ceux qui manquent. Vous pouvez vérifier vos journaux dans erp.eazy.mazars.fr/#journal/list .
COMPTE COMPTABLE NON TROUVÉ
Le compte correspondant à la ligne en question n’a pas été retrouvé dans le plan comptable.
- Solution : assurez-vous que votre plan comptable corresponde bien à votre solution antérieure. Créez des comptes ou modifiez les numéros de compte jusqu’à ce que vous ne recevez plus de message d’erreur. Vous pouvez voir votre plan comptable à https://erp.eazy.mazars.fr/#accounting/search .
NUMÉRO DU COMPTE COMPTABLE INCORRECT
Le numéro de compte correspondant à une ligne et colonne donnée n’a pu être lu.
- Solution : vérifiez que le numéro de compte ne contienne pas de caractères spéciaux.
NUMÉRO DU COMPTE COMPTABLE NON INITIALISÉ
Chaque ligne du fichier importé doit comporter un numéro de compte. La colonne ne contient pas de numéro de compte.
- Solution : assurez-vous que chaque ligne de votre fichier comporte une valeur dans la colonne “compte”.
ERREUR SUR LE FORMAT DE NOMBRE
La valeur de la colonne “Montant” n’est pas un numéro reconnu.
- Solution : ne pas utiliser de symboles monétaires. Assurez vous que le montant soit formaté ainsi : 1234.56
ERREUR SUR LE FORMAT DE LA DATE
La date de la ligne xxx ne correspond pas au format sélectionné dans l’outil d’importation.
- Solution : Assurez-vous d’avoir sélectionné le format de date correct dans l’outil d’importation. Si c’est le cas, vérifiez que les valeurs comprises dans le fichier CSV soient correctes. Certains logiciels de tableur manipulent les formats de date lors de l’exportation du fichier CSV. Vérifiez la colonne “Date” dans votre logiciel.
JOURNAUX DIFFÉRENTS AU SEIN D'UNE TRANSACTION
L’ID transaction dans le fichier source correspond à plusieurs journaux comptables.
- Solution : Une opération comptable doit correspondre à un seul journal. Vérifiez l’opération en question afin de vérifier que le même journal est spécifié dans chaque partie.
DATES DIFFÉRENTES AU SEIN D'UNE TRANSACTION
L'ID transaction dans le fichier source correspond à plusieurs dates.
- Solution : Une opération comptable doit correspondre à une même date. Vérifiez l’ID afin de vous assurer que la même date est spécifiée. Toutes les dates doivent correspondre au format sélectionné dans l’outil d’importation.
LES ÉCRITURES NE SONT PAS ÉQUILIBRÉES
Les débits et crédits d’une écriture comptable ne sont pas équilibrés.
- Solution : vérifiez les valeurs de l’opération dans la colonne Montant. La somme de ces valeurs doit être égale à 0.00.
UNE ERREUR EST SURVENUE LORS DE L’IMPORTATION. COLONNE 0
Vous avez téléchargé un fichier non reconnu par Eazy. Il ne faut pas transférer de fichier au format XLS (Excel).
- Il est nécessaire d’enregistrer votre fichier au format .CSV (valeurs séparées par des virgules). Si le fichier en question est bien au format CSV, celui-ci est peut-être tronqué ou comporte des erreurs tels que des caractères manquants.
ACCÉDER À L’OUTIL D’IMPORTATION
Il n’est pas possible d’accéder à l’outil d’importation depuis votre compte Eazy. Pour commencer votre importation suivez ce lien.
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